Почему не стоит хранить важные файлы в электронной почте


Мы теперь храним информацию не только на бумаге, но и в файлах. Информация в файлах бывает порой важнее бумажных документов.

Наши личные файлы могут храниться на телефонах (смартфонах, айфонах), в планшетах, в компьютерах и на ноутбуках, на серверах, в облаках, на флешках и внешних жестких дисках и много где еще. Мы теперь воистину окружены разными техническими средствами, позволяющими сохранять данные в файлах, и затем использовать их по назначению.

Почему не стоит хранить важные файлы в электронной почте

Из мультфильма «Трое в Простоквашино» (1978 год)

Содержание (кликабельно):
1. Файлы, прикрепленные к письму в электронной почте
2. С прикрепленными файлами в почте можно работать

3. Можно ли хранить файлы только в электронной почте
4. Первая проблема: доступ к электронной почте

5. Вторая проблема: извлечение файлов из электронной почты
6. Третья проблема: поиск файлов в почте

7. Можно ли найти в электронной почте то, чего там нет
8. О хранении писем и файлов на почтовых серверах

9. Насколько надежно хранение файлов в почте
10. Как найти в электронной почте то, чего там нет

Прикрепленные файлы в электронной почте

Довольно часто мы получаем файлы с данными через электронную почту. Допустим, приходит письмо с вложенными файлами. В полученных файлах будет какая-то важная (или не совсем важная) информация, в том числе фотографии, аудио и даже видео записи.

Можно также писать письма с вложенными файлами самому себе. Что значит «отправка письма самому себе»?

Если отправить письмо с прикрепленным файлом с адреса электронной почты test@yandex.ru на тот же адрес test@yandex.ru, то это будет отправка самому себе. Тогда вложенный файл сразу останется в письме в папке «Отправленные». Также через некоторое время файл придет вместе с письмом по электронной почте и окажется в папке «Входящие».

Так иногда поступают те, кто сознательно хочет хранить свои файлы в электронной почте, а не в каком-либо другом месте – на компьютере, планшете, телефоне.

Конечно, так просто не удастся разместить видео запись во вложенном файле в письме из-за ее большого размера. Но современные электронные почты умеют объемные файлы сохранять в облаках и передавать в почте ссылки на облачное размещение файлов.

В общем, электронная почта является довольно удобным способом передачи и получения файлов. Также почта вполне может использоваться для хранения файлов.

Как работать с прикрепленными файлами в почте

По файлу, прикрепленному к электронному письму, в любой момент можно кликнуть двойным щелчком мышки, чтобы он открылся. Правда, не всякий почтовый клиент позволяет вот так запросто открывать файлы. Но есть, например, Microsoft Outlook, который уж точно позволяет открывать файлы двойным кликом мышки.

Прикрепленный файл можно скачать из письма в папку «Загрузки» на компьютере или ноутбуке. Так позволяет делать любой сервис электронной почты. Затем скачанный файл можно сразу запустить прямо в «Загрузках».

Также скачанный файл можно переместить в любую другую папку на компьютере или в телефоне (планшете), на флешку, на внешний жесткий диск. Зачем перемещать? Чтобы там хранить и оттуда впоследствии запускать двойным кликом мышки на компьютере или тапом на смартфоне (айфоне).

Некоторые пользователи нигде не сохраняют прикрепленные к электронной почте файлы. Их типичные рассуждения: зачем это делать, если можно в любой момент открыть электронное письмо, извлечь оттуда файл и запустить его. То есть, такие пользователи делают электронную почту местом для хранения файлов. Именно электронные письма и электронная почта становятся архивом для хранения важных файлов.

Можно ли хранить файлы только в электронной почте

Файлы, хранящиеся на компьютере (на телефоне, в планшете, на флешках, на внешних жестких дисках) находятся в конкретном устройстве, в его памяти. За сохранность данных в таком случае отвечает это устройство и его владелец.

Если же файл оставить только в электронном письме, то он будет храниться там, где расположена вся электронная почта пользователя. Чаще всего электронная почта хранится не в компьютере пользователя, не в его телефоне или в планшете, а на почтовом сервере.

Почтовый сервер расположен где-то далеко-далеко от компьютера (телефона, планшета) пользователя. Доступ к серверу возможен только с помощью Интернета.

Некоторые почтовые клиенты, например, Microsoft Outlook могут хранить письма и вложенные файлы на компьютере пользователя в специальных файлах данных, наподобие архива. Но, как правило, обычные рядовые пользователи электронной почты используют браузеры (а не почтовые клиенты) на компьютере или приложения на телефоне для работы с электронной почтой.

В браузерах и в приложениях нет возможности хранить письма с файлами или без оных на компьютере (телефоне, смартфоне), увы. Получается, что электронная почта пользователя вместе со всеми письмами и вложенными файлами хранится не у него, а на почтовом сервере, где-то там далеко, в Интернете.

Проблема с доступом к электронной почте

С какими сложностями можно столкнуться, если понадобится воспользоваться файлами, хранящимися в электронной почте?

1) В первую очередь, может быть недоступен сервер электронной почты.
Например, не работает Интернет или временно нет доступа к Интернету. Или пользователь находится там, где пока еще нет ни Интернета, ни мобильной связи. Все, почта станет временно недоступной вместе со всеми файлами, которые в ней хранятся, как в архиве.

Нет доступа, значит нет ничего. Данные недоступны. Их невозможно увидеть, запустить, скачать, воспроизвести. А если именно сейчас эти файлы нужны? И тут начинаются «танцы с бубнами» для подключения к Интернету! А если «шаманство» не помогает, значит на этом все, нет другого варианта доступа к файлам в почте.

2) Недоступной может быть сама электронная почта. Временно закрыт доступ для проведения системных работ. Сервер почты подвергается атаке извне, такое теперь не редкость.
Пользователь забыл пароль для входа, а телефона для получения кода подтверждения нет под рукой. Да мало ли других причин можно привести.

Не работает почта, нет к ней доступа – ждем, пока все наладится, ибо от нас ничего уже не зависит.

Проблема извлечения файлов из почты

При пользовании файлами в электронной почте есть еще одна проблема. Вложенные файлы, как правило, имеют довольно большой объем. Само электронное письмо чаще всего почти совсем не занимает место. Письмо имеет малый объем и считывается с сервера электронной почты мгновенно. Вложенный файл, а особенно, если таких файлов несколько, скачиваются долго.

Интернет, даже если он есть, имеет не безграничную скорость. А если Интернет трафик к тому же платный, то придется оплачивать каждое повторное скачивание одного и того же файла. К электронной почте обычно обращаются не один раз, а тогда, когда нужно, и порой неоднократно.

Так что, с одной стороны, хранить файлы в электронной почте удобно. Это не занимает место в компьютере (в планшете, в телефоне).

С другой стороны, извлечь необходимые файлы из почты может стоить: а) времени, б) денег, в) и того, и другого.

Проблема поиска файлов в электронной почте

Ещё одна сложность в хранении файлов в электронной почте может быть вызвана тем, что в почте не так просто найти нужное письмо. Когда письмо получается (или отправляется) в первый раз, то оно стоит в топе списка писем в папках «Входящие» или «Отправлено». Но со временем список писем растет, и нужное письмо отодвигается все дальше и дальше.

Некоторые пользователи получают в день до нескольких сотен писем. И отправлять ежедневно они могут десятки писем. Нужное письмо с необходимым файлом очень быстро исчезнет из поля зрения на экране компьютера или телефона (планшета). Попробуйте-ка найти такую «потеряшку» среди тысяч и тысяч писем в папках «Входящие» или «Отправленные»!

Хорошо, если пользователь помнит дату получения или отправки нужного ему электронного письма. Тогда поиск информации становится более осмысленным. Если не помнить дату, если забыть даже месяц, а то и год – что вполне вероятно при нашей быстротечной жизни, то остается только с надеждой пролистывать все письма от начала до конца. Мало шансов найти нужное письмо с прикрепленным файлом, даже если оно сохранилось среди прочих писем электронной почты.

Хранить – это одно. А вот найти – это совсем другое. Небезызвестные английские ученые в свое время посчитали, что на поиски вещей и информации люди тратят бОльшую часть своей жизни. Увы, далеко не всегда они находят то, что искали.

Можно ли найти в электронной почте то, чего там нет

Следующая и самая неприятная сложность работы с электронной почтой состоит в том, что необходимое письмо с вложенным файлом может вообще пропасть из почты. Почему? Причин множество. Начиная с самой банальной – случайное удаление письма, которое показалось уже не актуальным.

Или удалены письма из папки «Входящие» или папки «Отправленные» целым списком, например, начиная с даты такой-то до даты такой-то. Кто там будет разбираться, что за письма находятся внутри списка? Неужели у кого-то хватит времени и сил перечитать и вдуматься в каждое письмо по отдельности перед удалением? Удаляют списком для очистки папок, для уменьшения объема электронной почты на сервере – и дело с концом!

Исчезновение писем из папок «Входящие» и «Отправленные» пользователи часто связывают с какими-то «теориями заговора». Мол, кто-то из администрации электронной почты самостоятельно удаляет то, что ему не нравится. Или что кто-то без разрешения, не имея пароля доступа, «залезает» в почту и удаляет нужные письма. Вот уж, заняться нечем, как залезать к кому-то в почту и удалять там что-то!

Правда, порой администрация почтовых серверов, порой автоматически удаляет письма, скажем, более чем трехлетней давности. Такие правила могут быть установлены для любого сервиса электронной почты. Пользователи же обычно не читают Соглашения об использовании сервиса. Или они банально забывают об установленных ограничениях по срокам хранения, по лимитам на объемы хранимых данных и не запоминают прочие условия использования электронной почты.

Обычно исчезновение писем не имеет никакого отношения к криминалу, хулиганству, злому умыслу. Мы сами, того не подозревая, допускаем ошибки и легко и непринужденно избавляемся не только от ненужного, но и, увы, от нужного.

О хранении писем и прикрепленных файлов на почтовых серверах

Скептики возразят, что файлы можно удалить и с компьютера – речь идет о тех файлах, что хранятся на компьютере (на телефоне, на планшете). Да, можно. Но для компьютеров, телефонов, планшетов обычно стараются делать архивные копии. Выполняют периодическую архивацию данных, чтобы потом «не было мучительно больно» за бессмысленную потерю информации.

Копирование (архивация) данных на серверах электронной почты – это удел и обязанность администрации электронной почты. Администрация, как правило, не несет ответственности за утерю данных пользователями. Самое главное, администрация почтовых серверов, практически никогда и не берется выборочно восстанавливать отдельные файлы (письма) пользователей.

Таким образом, за сохранность данных в электронной почте отвечает не пользователь, а администрация сервера. От пользователя тут мало что зависит, точнее, вообще ничего не зависит. В то время, как в личном компьютере, телефоне, планшете, пользователь делает то, что считает нужным. Если пользователь считает, что нужно периодически делать архивацию важных файлов на своих личных устройствах,– он делает это.

Насколько надежно хранение файлов в электронной почте

Получается, если хранить важные файлы только в электронной почте, никуда их не скачивая и не занимаясь их сохранением (архивацией), то сохранность таких данных будет под большим вопросом. Может наступить момент, когда нужного файла не окажется в почте.

Нет письма – нет вложенного файла. Нет письма с файлом нигде, ни в папках «Входящие» и «Отправленные», ни в папках «Удаленные» и «Спам», ни в других папках электронной почты. А на нет, как говорится, и суда нет.

А можно ли все-таки восстановить такое письмо-«потеряшку» вместе с исчезнувшим файлом? Или уже никогда не удастся получить доступ к заветному файлу с важными фотографиями, аудио, видео, с документами, от которых может даже что-то сильно зависеть? Чаще всего это безвозвратная потеря, хотя…


Как найти в электронной почте то, чего там нет

Можно предложить один метод поиска потерянного электронного письма вместе с вложенным файлом. Достаточно вспомнить, когда и от кого было получено письмо (или когда и кому было отправлено письмо). Нужно написать этому адресату электронное письмо с просьбой прислать (вернуть) письмо повторно. И, о счастье, письмо с файлом вскоре вновь появится в электронной почте в папке «Входящие» или «Спам», в зависимости от того, как воспринимает сервер электронной почты письма от данного адресата.

Но тут есть один важный момент – адресат тоже должен бережно относиться ко всей своей почте. Он не должен специально или случайно удалять письма, которые могут когда-то кому-то понадобиться снова.

А вот это уже проблема, станет ли адресат (отправитель, получатель электронной почты) хранить всю свою корреспонденцию на постоянной основе. Он ведь не обязан это делать. Если мы сами не заботимся о своих письмах и файлах, то надеяться на других мы, конечно, можем. Только поможет ли это в критической ситуации, когда файл нужен, как никогда – такое уверенно предсказать невозможно.

Выберите те варианты, которые Вам подходят:

Вы храните важные файлы в электронной почте?

Просмотреть результаты

Загрузка ... Загрузка ...

Также по теме:

1. Как несколько файлов сделать одним, чтобы прикрепить на сервисе или отправить один файл

2. Что такое почта и как работает традиционная и электронная почта

3. Сколько паролей нужно при регистрации на сайтах и какой пароль главный

4. Бесплатные почтовые сервисы, какие бывают и зачем они нужны

5. Как восстановить письмо из Корзины на телефоне Андроид или Как найти пропавшее письмо


Получайте актуальные статьи по компьютерной грамотности прямо на ваш почтовый ящик.
Уже более 3.000 подписчиков

.

Важно: необходимо подтвердить свою подписку! В своей почте откройте письмо для активации и кликните по указанной там ссылке. Если письма нет, проверьте папку Спам.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Комментарии: 3 к “Почему не стоит хранить важные файлы в электронной почте”

  • Борис:

    Здравствуйте. Года три назад, я отправил аудио файл на почту. Как оказалось, файл исчез с моей почты, по истечению срока. Вопрос: как мне его восстановить?

    • Надежда:

      Здравствуйте. Если пропал файл в папке Входящие, то поищите его в папке Отправленные. Ведь Вы отправляли этот файл самому себе. Также потерянное письмо можно поискать в папке Удаленные и Спам. Поищите также потерянный файл в Облаке mail.ru – у Вас почта mail.ru, как я понимаю.
      Если же письма с вложенным аудио файлом нигде нет, то восстановить это письмо Вы не сможете. Почта не предназначена для длительного хранения писем и вложенных в них файлов. Файлы из писем нужно сохранять отдельно в папках и хранить на своем компьютере (устройстве) столько времени, сколько нужно. Если на компьютере или на телефоне нет места для хранения файлов, то тогда файлы можно хранить в облаках, но не в почте.

    • Борис:

      Здравствуйте. Спасибо за внимание, и за подробный ответ… Жаль… это был, единственный файл..